난 사회복지사다 54편 : 사회복지 기관에서의 회계 서류 별 증빙자료

사회복지 기관에서의 회계 서류 별 증빙자료
지난 글에도 이야기한 적이 있지만
사회복지 기관에서 근무하다가 보면
그저 서비스 제공만 하면 좋고 편할 수도 있지만,
 
사회복지 기관에서 근무하다 보면 여러가지 행정업무들도 많을 수 있으며,
활동을 한 뒤에도 여러 서류를 남겨 놓아야 할 가능성이 크다.
 
오늘은 사회복지기관 카드로 어떤 지출을 하거나
이체하여 지출을 할시 상황에 따라 어떤 증빙서류들이 필요한지 알아보고자 한다.
 
카드 지출시
1. 소모품 구입
사회복지 기관에서 근무하다 보면 다양한 소모품을 구입하게 된다.
주로 수용비 및 수수료 항목으로 사용되는 경우가 많은데, 보통 소모품은 카드로 구입하는 경우가 많을 것이다.
형광등 구매, 화장실 화장지 구입, 의약품 구입, 종이컵 구입 등 잡다한 것들이 소모품의 분류가 될 것이다.
 
소모품을 구입할 때 증빙 서류로는
지출결의서, 영수증, 내역서(간이영수증 등), 견적서나 거래명세서, 소모품 사진, 품의서 순일 것이다.
내가 근무하고 있는 곳에 보조금을 지급하는 지자체에서는
금액이 적을 때에는 지출결의서, 영수증, 내역서, 품의서 정도만 있으면 되고,
보통 100,000원이 넘어가면 견적서나 거래명세서, 소모품 사진도 필요하다.
금액이 백만원 단위로 커지면, 비교견적서를 첨부할 것이다.
 
소모품이 아닌 비품은 보통 재산조성비로 지출되는데,
보통의 경우 보조금으로는 구입 안되는 것으로 알고 있다.
 
2. 문화 체험, 캠프 등
사회복지 기관에서 클라이언트를 위해 문화 체험이나 캠프를 갈 경우
계획서를 세울 때 예산을 세워 체험을 갈 것이다.
종종 체험을 할 때 이체하여 체험 활동을 하기도 하지만
카드 사용을 통해 영수증을 받는 경우가 더 많을 것이다.
 
보통 체험 결과보고서, 지출결의서, 영수증, 내역서, 견적서나 거래명세서, 품의서, 체험 계획서
순으로 증빙을 하곤 할 것이다.
위와 같이 증빙을 할 때는 같은 통장 계좌 안에서 프로그램 예산을 연속적으로 지출을 할때 유리하다.
체험 결과보고서를 제일 앞에두고, 문화 체험을 하며 지출한 금액들에 대한 증빙서류 들을
지출결의서 부터 품의서 까지 여러개를 모은 후,
마지막에 체험 계획서를 첨부하면 좋을 것이다.
 
종종 지출이 연속적이지 않고, 타 통장 계좌에서도 지출하는 등 산발적인 모습이라면
체험 프로그램 일지를 작성하여, 지출한 내용 하나하나마다 첨부하는 방법도 좋을 것이다.
 
3. 차량 주유비
사회복지 기관에서는 센터 명의 차도 있고, 랜트를 하여 사용하는 차도 있을 것이다.
또한 상황에 따라 기관 업무를 보는데 개인 차를 이용한 후, 주유비를 받는 기관도 있을 것이다.
 
주유비는 대부분의 카드로 지출한 후 지출결의서, 영수증, 품의서만 증빙하면 된다.
 
종종 기관 명의가 아닌 차량을 이용하거나 불가피 하게 개인차량 활용시 주유비를 받기도 하는데
유류비 산출 방법 (운행거리 ÷ 차량연비) x 리터당 유가 로 계산하기도 하고, 실비 집행을 하기도 할 것으로 본다.
 
보통 지출결의서, 영수증, 유류비 산출 내역서, 품의서 등의 서류가 필요할 것으로 본다.
 
4. 교재 구입비
내가 근무하는 지역아동센터에 경우, 아이들 학습을 위해 교재를 꽤 많이 구매하는 편이다.
교재를 구입할 때에는 보통
지출결의서, 영수증, 내역서, 견적서나 거래명세서, 교재 사진, 품의서 순으로 증빙한다.
 
책을 한꺼번에 많이 구매하는 경우가 많으므로
위와 같은 증빙서류들이 필요한 경우가 많으며
 
종종 새로운 센터 등록 인원이 발생할 시, 한두명 교재를 구입할 때는
지출결의서, 영수증, 내역서, 품의서로 증빙해도 무방할 것으로 본다.
 
5. 급식 및 간식 재료
사회복지 기관들에서는 클라이언트에게 급식 및 간식을 제공하는 기관들이 많을 것이다.
내가 근무하고 있는 사회복지 기관에 보조금을 지급하는 지자체에서는 급식 재료를 구입할 때
지출결의서, 영수증, 내역서, 물품내역(희망이음 시스템 서식), 물품검수조서, 품의서 순으로 지출을 하면 되었다.
 
특히 급식비 지출을 증빙할 때는
'보조금카드 사용내역'이란 매뉴에서 통장에서 실제 지출된
금액 내역과 희망이음 시스템이 연계되어 있기 때문에
더 철저하게 보조금 사용에 대한 부폐 및 부정을 예방한다고 볼 수 있을 것이다.
 
이체시
1. 인건비 이체
인건비에는 급여, 사회보험부담금, 퇴직적립금 등이 있다.
인건비는 보통 증빙이 단순한 편인데,
지출결의서, 이체증, 이체확인증, 품의서 정도일 것이다.
 
내가 근무하는 기관에 보조금을 지급하는 지자체에서는
작년까지는 인건비 이체시 이체확인증을 요구하지 않았는데,
올해부터 요구하여 증빙하려고 하고 있다.
 
2. 교육비
사회복지사는 보수교육, 안전교육, 필수교육, 신고의무자 교육 등 다양한 교육을 받게 된다.
그 중에는 무료로 받을 수 있는 교육도 많지만,
많은 경우 교육비로 예산이 들기도 한다.
 
내가 근무하는 사회복지 기관 같은 경우,
근무하는 사회복지사들의 교육비는
수용비 및 수수료 예산으로 나가고 있는데,
 
증빙서류로는
지출결의서, 이체증, 이체확인증, 교육 영수증, 교육 수료증, 교육 사진, 품의서 등일 것이다.
 
3. 문화 체험, 캠프 등
위와 같이 어떤 사회복지 기관에서 문화체험 및 캠프를 갈 때
식비, 간식, 체험 시설 등을 카드로 결제하는 경우도 많지만,
어떤 문화 체험을 할 때는 미리 예약을 해서 이체 처리해야 하는 경우도 있을 것이다
 
문화 체험이나 캠프를 갈 때는, 보통
지출결의서, 이체증, 이체확인증,  세금계산서, 견적서나 거래명세서, 통장사본, 사업자등록증, 품의서 가 기본일 것이고,
상황에 따라 체험 결과보고서나 계획서를 첨부하기도 하고
체험 일지도 활용할 수 있을 것이다.
 
4. 렌탈비
사회복지 기관에서는 여러 것들을 렌탈하여 이용하기도 할 것이다.
정수기, 프린터기, 복합기, 출결시스템 등일 것이다.
 
렌탈비는 대부분 사회복지 기관에서 이체처리하는 경우가 많은데,
종종 자동이체 처리를 해놓는 경우가 있다.
렌탈비를 자동이체를 해놓는 경우, 이체확인증 출력이 불가능해 지는데,
어떤 지자체에서든 이체확인증을 요구할 수도 있으니
렌탈비는 가급적 매달 잘 챙겨서 직접 이체하면 좋을 것이다.
 
증빙서류로는
지출결의서, 이체증, 이체확인증, 세금계산서, 계약서, 견적서나 거래명세서, 통장사본, 사업자등록증, 품위서 일 것이다.
 
5. 공과금
사회복지 기관에서 지출하는 공과금으로는
상하수도세, 전기세, 통신료 등이 있을 것이다.
 
보통 지로용지로 해당 사회복지기관에 전송되는데
사회복지 기관에서는 주거래 은행 사이트에서
편리하게 지출할 수 있는 경우가 많다.
 
지출 증빙서류로는
지출결의서, 이체증, 확인증, 고지서 일 것이다.
 
6. 강사비
사회복지 기관에서는 클라이언트를 위해 강사가 활동할 수 있도록 할 수도 있다.
 
강사비 지출증빙 서류로는
지출결의서, 이체증, 이체확인증, 수당청구서, 강사수당지급명세서, 강사 이력서, 강사 자격증 사본,
강의 사진 및 일지, 계좌정보제공동의서 등일 것이다.
 
글을 마무리 하며
오늘은 사회복지 기관에서 금액을 지출하는 경우
어떤 증빙 서류들이 있는지 다소 구체적으로 살펴보았다.
 
물론, 내가 기록한 내용 외에도 더 서류를 요구하는 지자체도 있을 것이고,
더 서류를 덜 갖춰도 넘어가는 지자체도 있을 것이다.
 
사회복지 기관에서 지출된 금액을
정확히 증빙하는 것은 중요한 일일 것이다.
지출한 금액들을 잘 정리하여
지자체에 정산보고서를 제출했을 때
다 잘 했지만 하나의 실수만으로도 기관 이미지가 다소 실추될 수도 있을 것이다.
 
회계 및 문서 관리 업무는
사회복지 기관에서 다른 업무보다 더 정확성을 요구한다.
어쩌면 거의 완벽에 가까운 결과물을 요할 수도 있다고 본다.
 
오늘 살펴본 내용을 통해
지자체에 서류를 제출할 때 참고하면 유익할 것이라고 본다.