난 사회복지사다 50편 : 사회복지기관에서의 외부 공문 작성

들어가며
내가 사회복지사 자격증을 받고 제일 처음들어갔던 직장에서
나는 신입으로 미숙한 점이 많았다.
 
여러가지가 있었겠지만, 공문을 작성하는데 실수나 오타가 어느정도 있었던 것 같다.
입사를 한 후 몇달이 지난 다음 담당 팀장님이 하루는 나를 불러
공문작성법에 대해서 자세히 알려주셨는데,
많은 유익이 되었었다.
 
그래서 오늘 나는 신입 때 공문 작성을 하는데 어려움을 겪어본 사람으로서
공문 작성법, 특히 외부 공문을 작성하는 개인적인 노하우를 가지고 설명해 보고자 한다.
 
사회복지 기관에서의 외부 공문 작성 법

① 발송 기관명 :
문서를 발송하는 기관의 명칭을 적는 곳이다. 보통 OOO센터, OOO기관 등으로 적는다.
양 옆에 기관 로고가 있으면, 로고를 넣으면 더 좋을 것이다.
 
② 수신자 :
수신자는 문서를 직접 받는 실무자가 아니라
기관의 장이나 대표자를 넣는데
보통 OOO센터장, OOO기관장, OOO장, OOO 대표 등으로 적는다.
높은 사람이라고 해서 보통 '~님' 자는 붙이지 않는 경우가 대부분인데,
이는 기관 대 기관으로서 일부러 자신이 근무하는 기관을 낮게 볼 필요는 없기 때문으로 본다.
 
③ 경유 : 
경유는 보통 직접 문서를 수령해서 처리하는 담당자의 이름과 직위를 적는 경우가 많다고 본다.
보통 OOO(이름) 간사(직위) 등으로 적어 놓곤할 것이다.
보통 그냥 비워두는 경우도 많다.
 
④ 제목 :
공문서의 제목을 최대한 간결하게 적어놓는다.
보통 년도를 먼저 적는 경우가 많다고 본다.
제목은 보기 쉽도록 진하게 처리하는 경우가 많을 것이다.
 
⑤ 인사말 :
인사말 기관마다 기본 형식이 다를 수 있다.
보통 'OOO(수신 기관)의 무궁한 발전을 기원합니다.'라는 식으로 많이 작성하는 것 같다.
인사말을 얼마나 띄워서 쓰기 시작하느냐는 사람마다 다를 수 있는데,
아예 띄어쓰기 없이 인사말을 시작하기도 하고,
제목이 시작하는 라인 부분부터 인사말을 쓰기도 한다.
또한 6번 띄어서 인사말을 쓰는 사람도 보았는데,
기관마다 잘 선택해서 일관성 있게 하면 더 좋을 것으로 본다.
 
⑥ 기관 소개글 :
보통 내부 결재와는 다르게 외부 공문에서는 기관 소개글이 들어가면 좋을 것이다.

OOO센터는 OOO을 하는 기관입니다 라는 형식으로 보통 적어 놓는다. 문서를 수신하는 기관은 공문을 발송하는 기관이 어떤 기관인지 모르는 경우도 많으므로 기관에 대한 소개를 간략히 적어 놓으면 좋을 것이다.

 
⑦ 공문 내용 :
본격적으로 발송 공문을 보내는 목적이나 내용을 적는다.
'OOO센터 및 기관(발송기관)에서는 2025년도(년도 및 날짜) OOO사업을 신청하오니 검토 후 승인하여 주시기 바랍니다.',
'OOO센터 및 기관(발송기관)에서는 2025년도(년도 및 날짜) OOO사업 후원금을 사용하고 결과보고 하오니 확인하여 주시기 바랍니다.' 등의 형식으로 많이 쓸 것이다.
실제 외부 공문의 내용, 목적 등을 간략히 적기 때문에
발송 문서의 가장 핵심적인 부분일 것이라고 본다.
 
⑧ 세부 공문 내용 :
'⑦'의 공문 내용을 더욱 자세히 설명하는 곳이다.
간단한 외부 공문일 경우 생략하는 경우도 많다.
보통 후원금 등이나 사업등을 신청할 때는 사업명, 신청금액, 사업기간 등을 적는 경우가 많고
후원금이나 사업 결과보고를 할 때는 사업명, 교부 금액, 집행 금액, 반납 금액, 사업 기간 등을 적는 경우가 많다고 본다.
 
⑨ 붙임 :
외부 공문서에 첨부되는 내용 제목을 적는 곳이다.
어떤 첨부 문서가 있는지 간략하게 적어 놓는 곳이다.
보통 형식은 위 그림을 확인하기 바란다.
붙임 문서가 2개 이상일 경우에는 붙이는 각각 서류별로 한줄 씩 띄위서 작성해야 할 것이다.
또한, 붙임 문서 종류별로 몇부인지 잘 적어 놓으면 좋을 것이다.
또한 많은 경우 마지막 첨부문서 제목 끝에서 두번을 띄우고 '끝.'을 적어놓아야 할 것이다.
만약 붙임 문서가 없다면, 문서가 끝나는 곳에서 두번 띄우고 '끝.'을 적어 놓아야 할 것이다.
'끝.' 글자는 기관 직인 찍는 곳이나 결재라인, 기관 정보보다 윗 부분에 적어야 한다.
 
⑩ 외부 공문 발송 직인 :
외부 공문 발송 문서 내용들을 잘 적었으면
OOO센터장, OOO기관장, OOO대표 등을 적고

적은 글자 오른쪽 끝에, 적은 글자와 살짝 겹치게 직인을 찍는다. 직인을 찍지 않은 문서는 효력이 없기 마련이기에 외부 공문 문서를 작성한 후 꼭 기관 직인을 찍도록 한다.

 
⑪ 결재라인 :
문서를 작성한 담당자 및 승인한 사람들의 이름을 적는다.
보통 타이핑을 하는 경우도 있지만
결재라인에 있는 사람들 서명을 캡처하여 넣기도 하고,
드문 경우이지만, 서명 옆에 도장까지 찍기도 한다.
 
⑫ 기관정보 :
마지막으로 문서를 발송한 기관 정보를 적게 되어 있다.
시행은 보통 기관 명칭을 간략히 적고, 년도와 문서번호, 발송한 날짜를 적는다.
문서 번호는 보통 OO 2025-001(2025. 03. 01)과 같은 형식이다.
접수 부분은 문서 수신기관에서 작성한 것이므로 따로 조정할 필요는 없을 것이다.
기관 주소 우편 번호 및 주소, 전화번호를 적어야 하고
전송 부분에는 기관 팩스 번호와 이메일 주소를 적어 넣는다.
 
글을 마무리 하며
오늘은 공문 작성법 중 특히 외부 공문을 작성하는 법이나 주의하여 할 사항에 대해 설명해 보았다.
사회복지사가 신입으로 입사하면
입사한 기관의 선임이나 팀장 등 상급자 분들은
'발송 공문 정도는 알아서 잘 하겠지.'라고 생각하는 경우도 많을 것이다.
오늘 글을 잘 숙지하면 기본적인 외부 발송 문서들을 잘 작성할 수 있을 것이라고 생각한다.
부디 몇몇 분들에게라도 유용한 참고 자료가 되도록 외부 공문 서식 자료를 첨부하며 마친다.
 

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