난 사회복지사다 53편 : 사회복지기관에서의 물품 구입

사회복지 기관에서의 물품 구입
사회복지 기관에서 예산을 세워서 지출을 할 때
그저 돈만 지출하고 더 할 일이 없다면 단순해서 좋겠지만,
여러 절차나 준비해야할 것이 있기 마련이다.
 
물론 기관마다 다루는 시스템이 다를 수 있고
절차도 다를 수 있는데,
내가 여러 기관에서 근무해보면서 정리된 내용을 적어보고자 한다.
 
오늘은 간단하게 물품 구입 및 지출할 때
보통 어떤 절차가 있는지 알아보고자 한다.
 
1. 품의서 작성 및 승인 받기
먼저 물품을 구입하기 위해서는
희망이음 시스템이나
각 기관에서 활용하고 있는 시스템으로
품위서를 작성해야 할 것이다.
 
아래는 희망이음 시스템 품의서 서식이다.

품의서 서식

 
품의서는 물품을 구입하기 전
어떤 물품을 구입할 것인지 얼마의 금액이 들것인지
사전에 신청서 같이 제출하는 회계 문서이다.
 
2. 물품 구입하기
승인 받은 품의서를 근거로
구입하려고 했던 물품을 구입할 수 있다.
 
경우에 따라 예산을 세워 품의를 한 것 보다
지출 금액이 클 수도 있고 적을 수도 있을 것이다.
 
보통 승인 받은 품의서보다 많은 금액이 지출되었을 경우에는
지출결의서를 작성할 때 더 많은 금액을 지출한 사유를 적어야 하는 경우가 많을 것이다.
 
또한 연말이 되면 예산을 맞춰야하는 경우도 생기기 때문에
가급적 품의 내용보다 금액이 초과 지출되는 경우는 조심해야 하며
어쩔 수 없이 품의서 보다 초과된 금액을 지출할 때에는
회계 담당자와 소통하여 예산 범위 내에서 금액이 지출될 수 있도록 조율해야 할 것이다.
 
승인 받은 품의서보다 적게 지출할 때에는
따로 승인받아야 하거나 제출해야하는 서류 없이
지출 결의서에 금액만 잘 정확히 적어서 제출하면 된다.
 
3. 챙겨야 할 서류들
품의서를 승인 받고 물품을 구입하기 전후에
물품 구입때 첨부 해야할 여러 서류를 잘 챙겨야 할 필요도 있을 것이다.
 
내가 근무하는 기관이 소속된 지자체에서는 급식비에 한해서 물품검수 조서를 요구하여 작성해 제출하고 있다.
다른 기관에서는 종종 급식비가 아닌 물품 구매에 있어서도 물품 검수 조서를 요구하는 지자체도 있을 수 있는데,
그럴 때는 물품검수조서를 잘 작성하여 제출할 필요가 있을 것이다.
 

물품검수조서 서식

또한 보통 10만원 이상 금액을 구입할 때는
물품 사진도 찍어 제출해야할 것으로 본다.

또한 보통 물품을 구입할 때 영수증을 기본적으로 증빙서류로 준비할 뿐만 아니라,
영수증에 내역서가 첨부해야 할 것이다.
내역서가 없는 경우 간이영수증을 받거나, 어떤 형식이라도 내역서를 따로 받아서,
어떤 것을 구입했는지 내역이 나와 증빙되도록 할 필요가 있을 것이다.
 
종종 금액이 큰 경우에는 견적서 및 거래명세서가 증빙자료로 필요할 수도 있다.
지자체 마다 기관마다 얼마 이상일 때 견적서 및 거래명세서를 제출하는지
각자 다른 경우가 많으나, 보통 금액이 10만원이 넘으면 견적서 및 거래명세서를 남기면 좋을 것으로 본다.
 
금액이 보통 100만원 이상일 때는
비교견적서를 받아야 할 가능성이 크다.
비교견적서는 금액이 큰 물품을 구매할 때
2군데 이상의 견적서를 받아 비교해서 더 조건이 좋은 쪽을 선택해 구매해야할 때 필요한 서류이다.
 
또한 카드로 지출한 것이 아니라 이체하여 물품을 구매했다면, 필요 서류가 더 복잡할 수 있다. 보통 이체증, 이체확인서, 세금계산서, 견적서 및 거래명세서, 계약서, 통장사본, 사업자등록증 등이 필요할 수 있다.

4. 지출결의서 작성 및 서류 제출
이렇게 품의서를 올려 승인 받고
물품을 구입하였으며
필요 서류들을 다 갖추었다면,
최종적으로 지출결의서를 작성하여 승인을 받고
모든 부가 서류들을 준비하여 회계담당자에게 넘겨주게 된다.
회계담당자에게 물품 구매 자료를 넘겨주는 것은
최종적인 제출이기 때문에 오타나 유실된 서류 없이
완전하게 낼 수 있도록 노력해야할 것이다.

지출결의서 서식

 
 
기관에 따라 스타일이 다를 수도
물론 1~5명이 근무하는 소규모 사회복지 기관에서는
절차를 더 간소화하여
시설장이 구두로 지출 승인을 하면
먼저 물품을 구입한 후, 품의서나 여러 서류들을 준비하기도 한다.
 
규모가 큰 기관에서는 물품을 구입할 때
위에에 적어 놓은 절차보다 더 복잡한 과정을 거칠 수도 있다고 본다.
 
내가 이번에 소개한 물품 구입에 대한 절차나 준비해야 할 서류에 대한 설명은
어느 규모의 사회복지기관에서든지 대부분 참고할 수 있는
일반적인 수준으로 봐도 될 것 같다.
 
글을 마무리 하며
사회복지 기관에도 물품 하나 구입할 때도
이것 저것 고려할 것이 꽤 있다는 것을 알아 보았다.
 
그 외 사업이나 사례관리 등 여러 업무에도 여러 절차와 과정이 있을 수 있는데,
사회복지사가 감당해야 하고 해야할 일은
생각보다 많고, 무겁게 보일 수도 있다고 본다.
 
물론 소속된 지자체 마다 스타일이 달라지는 경우도 많겠지만,
위 기본적인 사항을 잘 기억하고 익힌다면
작은 사회복지 기관에서 근무하든
규모가 좀 있는 기관에서 근무하든
다소 사소하게 느껴질 수 있는 물품 구입하는 것이라도
다소 어떤 분에게는 도움이 될 수도 있을 것이라고 기대해 본다.