난 사회복지사다 36편 : 사회복지 기관에서의 행정업무

사회복지에서의 행정
사회복지 관련 서적들을 읽다보면
페이지 초반부에는
많은 경우 사회복지적인 정의에 대한 것 중 여러가지를 소개하곤 한다.
 
사회복지 행정이란 개념도
다양한 학자들마다 다르게 정의내리곤 한다.
 
내가 이 글에서 다루고자 하는 행정의 의미는
서비스 제공(사례관리, 프로그램, 상담, 캠프, 재가 서비스, 주야간 보호 등)과 다른 그밖의 것이라고 보면 될 것 같다.
 
내가 사회복지사를 종종 '잡사'로 부르는 이유
나는 예전에 큰 대기업 같이 조직이 큰 2개의 NGO에서 각각 근무한 적이 있다.
그 중 한 곳에서 1년 계약직으로 근무를 한 적이 있다.
 
그곳에 입사했을 때
나는 곧 나혼자 계약직임을 알게 되었다(수개월 후 몇명의 계약직이 더 들어오긴 했지만).
 
입사한지 하루 이틀이 지나자
선임들이 나에게 별별 잡동사니 행정업무들을
나에게 많이 넘겨주기 시작했다.
 
예를 들면
차량관리, 비품관리, 수신 문서 관리, 회의 관련 업무 등이었는데, 
그외에도 시설 블라인더 나사박기, 나무로 된 책장 페인트칠하기, 시설 칸막이 전선 바꾸기 등
센터 잡다한 업무에 대부분 내가 투입되었던 것으로 기억한다.
 
배보다 배꼽이 더 크다고..
내 느낌에 그 기관에서 업무를 할 때
내가 맡은 주 사업보다
행정업무를 감당하는데 더 많은 시간을 할애했던 것 같다.
 
사회복지사는
어떤 사회복지기관에 입사하든
자신이 맡은 업무도 있겠지만
여러 행정업무도 부수적으로 혹은 주로 맡게 될 확률이 크다.
 
그럼 사회복지 기관에서 행정업무에는 어떤 것들이 있을까?

사회복지 기관에서의 행정업무의 종류
1. 회계업무
먼저 회계업무는 사회복지 기관 행정에서 가장 중요한 업무 중 하나일 것이라고 본다.
큰 복지관 같은 곳에서는
회계관련 직종을 따로 한 명 고용해 예산을 관리하도록 하기도 한다.
 
사회복지 기관에서 보조금 및 후원금, 자부담으로 금액을 사용하기 위해
품의서를 작성하고, 지출결의서를 작성하고
영수증 등 지출증빙 자료들을 잘 정리하는 것은 회계의 기본일 것이다.
 
또한 시기 적절하게
보조금을 신청하고, 금액을 사용한 후 시군구에 정산 보고서를 작성해 제출하고,
사업계획서를 만들어 예산서를 작성해 제출하고, 추경예산서를 작성해 보고하고, 예결산서를 작성하는 과정은
에너지도 많이 들고, 시간도 많이 들 뿐만 아니라, 다소 사무적 전문성을 요구하곤 한다.
 
2. 차량 관리 업무
작은 기관에서는 차량이 1, 2대가 있겠지만
큰 사회복지 기관에서는 적어도 3~5개, 많게는 10대가 넘기도 한다.
 
그 차량들을 엔진오일을 갈거나 자동차 점검을 받는 등 정기적으로 챙겨야 할 관리들을 하고
고장이 났을 시 하나하나 챙기고
차량 세차를 업체에 맡기기도 하고
사고가 발생되었을 때 처리를 하고
차량일지를 관리하고
주유사항들을 관리하는 것은 가볍지 만은 않을 것이다.
 
종종 공동모금회 같은 곳에  차량 지원 사업에 지원하기 위해
계획서 및 결과보고서를 작성하곤 하는데 에너지가 많이 들 수 있다.
 
3. 비품 관리 업무
어떤 사회복지 기관이든 1년에 한 번 비품조사를 할 것이다.
 
작은 기관에서는 비품관리가 간단하기도 하지만
큰 기관에서는 행정업무를 보는 사람들 끼리는 '1년치 농사다.'라고 불릴 만큼
큰 작업이기도 하다.
 
내가 근무했던 종합사회복지관에서 나는 비품 담당자를 했었는데
수백개의 비품을 하나하나 다 살피며
새로 생긴 비품 등을 등록하고
없어지거나 망가진 비품들을 하나하나 챙기고 보고하고 테이핑 작업을 하는데 쉽지만은 않았던 기억이 난다.
 
4. 문서 관리 업무
기관이 크든 작든 문서관리를 잘 하는 것은 꼭 필요할 것이다.
사회복지 기관마다 문서 관리 기준이 있을 것이다.
길게는 영구적 혹은 반영구적으로 관리해야 하거나
짧게는 2~3년 정도 보관해야하는 서류도 있을 것이다.
 
내가 근무했었던 작은 사회복지 기관에서
한참 오래된 서류들이 캐비넷에 꽉 차 있었는데
그것들을 관리하고 적정 시간에 폐기하느라 에너지가 꽤나 들었던 기억이 난다.
 
5. 시설 관리 업무
사회복지 시설이 깔끔하고 신식이어서 크게 관리할 부분이 없다면 좋겠지만
그렇지 않은 사회복지 기관이 많을 것이다.
 
내가 근무했던 기관들에는 비가 많이 내리면
물이 다소 새는 기관도 여럿 있었다.
비가새면 걸레, 화장지, 세숫대야 등으로 처리하곤 했다.
 
어떤 큰 사회복지 기관에서 근무할 때는
팀장님이 나에게 시설 지하에 있던 기계를 다루는 법을 가르쳐 주기도 하고
큰 비가 왔을 때 엘리베이터 지하로 물이 샐 수 있으니 양수기 같은 것으로 미리 대처를 해야한다고 가르쳐 주기도 하였다.
소방 관련 업무도 다 시설관리 업무에 해당이 될 것이다.
 
사회복지 기관들은 상반기, 하반기에 한번씩
소속된 지자체로 부터 시설안전점검을 받기도 하는데 가벼운 업무만은 아닌 것으로 본다.
 
6. 급식 관리 업무
사회복지 기관중 급식 관련 업무가 있는 곳도 있다.
 
지역아동센터 같이 아동들에게 식사를 제공될 때 쓰이기도 하고
도시락 사업을 진행하는 기관에서도 급식 관리가 필요하다.
또한 노인복지와 관련된 곳 및 장애인 이용시설, 생활시설에서도 급식 관리가 필요할 수 있다.
 
급식실이 있는 사회복지 기관에서
식중독 사고 등이 날 수 있고
적절한 영양을 골고루 섭취할 수 있도록 해야 하기 때문에
적절한 급식 및 식재료 관리가 꼭 필요할 것이다.
 
7. 교육관리
어떤 사회복지 기관에 입사하게 되면
대부분 필수 교육이 있을 것이다.

대부분의 사회복지기관에서 평가를 받을 때 교육 수료증을 확인하기도 하기 때문에 다소 중요도가 있는 업무라고 볼 수도 있을 것이다.

직원 수가 많은 사회복지기관일수록 관리에 에너지를 더 쏟아야 할 것이라고 본다.

8. 환경 관련 업무
사회복지 행정 업무 중에는
사회복지 시설 환경 관련 업무도 있을 것이다.

나름 체계를 갖춰
시니어 어르신들이나 어떤식으로든 환경구성을 해주는 분들을 고용해서 운영하는 곳도 있지만

많은 경우 적어도 사회복지사가 쓰는 사무실에서는 사회복지사들이 환경 관리를 하는 경우가 많다.

경우에 따라 화장실 청소를 직원들이 돌아가며 하는 경우도 봤고, 청소관련 인력이 없어, 사회복지기관 전구역을 구역을 나눠 전 직원이 정리를 하기도 했던 기억이 난다.

9. 후원관련 업무
후원 관련 업무도 가볍지만은 않을 것이다.
주로 회계업무와 관련되는 경우가 많다.

후원금으로 금액이 들어오는 경우도 있는데
이는 지정후원금과 비저정후원금으로 나눠 관리한다.
사회복지 매뉴얼들에도 후원금을 사용하는 기준을 다소 까다롭게 적어놓고 있는데, 후원금 관리자는 이를 꼭 숙지해야할 것이다.

후원금 외에도 후원품이 들어오기도 한다.
식품이 들어오기도 하고 전자장비나 가구 등이 들어오기도 한다.
들어온 후원품은 많은 경우 비품 등록을 해야하고, 시스템에 후원품의 금액을 알아내어 등록 해야할 것이다.
또한, 식품의 경우에도 그 후원품의 금액을 알아내어 들어온 날짜와 사용된 날짜를 잘 챙겨 입력해야할 것이다.
 
특히 모금을 중요시 하는 기관에서는
모금 저금통을 받아오기도 하는데, 학교나 유치원 같은 큰 기관에서 단체로 모금 저금통을 관리하는 경우, 담당자에게 큰 에너지가 들 수 있다.

10. 창고정리
개인적으로 창고 정리가 잘 된 기관은 운영면에서 많이 신경쓰고 있고, 전체적으로 잘 관리된 곳이라고 생각한다.

내가 근무했던 큰 기관 중
창고관리가 엉망이었던 곳이 있었다.
꽤 큰 공간에 창고가 입구 까지 꽉차있었는데, 담당자가 위에 여러번 지원을 요청해도 별 반응이 없었던 기억이 난다.

11. 운전
사회복지사에게 운전 능력은 대부분의 경우에 기본인 경우가 많다.

특히 사회복지 대상자가 시설에 자주 오가는 시설에서는 운전 면허, 특히 1종 보통 운전 실력은 거의 필수인 것 같다.

그외에도 여러 행정업무들이 있을 수 있다.

결론
이렇게 사회복지기관에서의 여러 행정업무를 이야기해 보았다.

어쩌면 지금 근무하는 사회복지 기관에
행정담당 직원이 없어, 여러 사람이 나누어 행정업무를 하고 있는 경우도 있을 수 있다.

혹은, 운영지원 업무나, 총무파트 직원을 고용하기도 한다.

많은 경우 사회복지사가 사회복지기관에서 근무하며 행정업무는 아주 피해가기는 어려울 수 있다.

오히려 어느 사회복지기관에서 근무하든 그 기관에도 다양하고 중요한 행정업무가 있음을 미리 인식하고 도와준다면, 기관에 높은 분들에게 더 좋은 모습으로 보여지진 않을까 생각해 본다.